Politica de tratamientos de Datos

La presente política de privacidad es un documento vinculante para AyM Seguros en su calidad de responsable de los datos a tratar, así como para las filiales, subsidiarias y entidades vinculadas económicamente con AyM Seguros, tanto en Colombia como en el exterior, que actúan como encargadas del tratamiento de datos.

Con el objetivo de brindar mayor transparencia al titular de los datos y evitar posibles confusiones, se ha designado a AyM Seguros como único responsable del tratamiento, ante quien se podrá dirigir cualquier consulta o solicitud.

Datos del responsable: AyM Seguros, con domicilio principal en la ciudad de Medellín, en la carrera 50FF # 8 sur 27, oficina 413. Puede comunicarse a través de la línea de atención al cliente 604 322 78 44 o al 300 550 74 56, o al correo electrónico [email protected].

Información que recolectamos y almacenamos de nuestros clientes: Dependiendo de la relación que el titular tenga con AyM seguros, la información que se recopila o almacena puede incluir lo siguiente:

-Datos públicos: Información que no es privada o sensible. Ejemplos incluyen número y tipo de documento de identidad, información contenida en documentos públicos, estado civil, oficio o profesión, teléfono y correo electrónico corporativos.

-Datos privados: Aquellos que, por su naturaleza íntima o reservada, son relevantes únicamente para el titular. Ejemplos incluyen nivel de ingresos, datos financieros, capacidad de endeudamiento, patrimonio bruto, personas a cargo, composición del grupo familiar, hobbies o aficiones, bienes que posee, información laboral, preferencias en redes sociales, hábitos de conducción, hábitos de consumo, así como datos de contacto como dirección, teléfono y correo electrónico personal.

-Datos sensibles: Categoría de datos personales que incluye información íntima y sensible del titular, cuyo tratamiento inadecuado podría conllevar discriminación o perjuicio grave. Ejemplos incluyen datos biométricos, historia clínica o datos relacionados con la salud en general.

Tratamiento al cual serán sometidos los datos personales: AyM Seguros usará la información personal de sus clientes para los fines autorizados e informados al titular y aquellos señalados en la presente política, siempre que el tratamiento obedezca a un fin legítimo y sea proporcional de acuerdo con la relación del cliente, particularmente para lo que sea necesario para la prestación de los servicios encargados, como ejecutar y cumplir el contrato. La autorización para el tratamiento de datos sensibles es facultativa.

Finalidades con las cuales serán tratados los datos: Con el objetivo de obtener un mejor servicio para empleados, clientes o proveedores, AyM Seguros, en su calidad de responsable, está autorizado a tratar los datos personales, incluso los biométricos o de salud, que son considerados sensibles, pudiendo o no utilizar computación en la nube, para las siguientes actividades:

Finalidades inherentes al objeto contractual o autorizadas por normatividad.

1. Compartir información con aliados estratégicos, reaseguradores e intermediarios de seguros para la contratación de productos y servicios, gestión de riesgos, atención de reclamaciones y gestión comercial.

2. Compartir y consultar datos del comportamiento crediticio y financiero con centrales de información y riesgos, aseguradoras y prestadores para prevenir y controlar fraudes, así como seleccionar riesgos.

3. Consultar y obtener copia de la historia clínica o datos clínicos, que son sensibles, con la finalidad de evaluar y suscribir pólizas, así como gestionar los riesgos que puedan afectar la salud, bienestar, calidad de vida y desempeño ocupacional. (Esta finalidad aplica solo para el uso de soluciones de salud y vida contratadas con AyM Seguros.)

4. Transmitir o transferir datos personales con la finalidad de atraer, valorar, fidelizar, captar y/o estudiar comportamientos del mercado y de atención al cliente; así como para la ejecución de aquellos contratos que sean necesarios para soportar la operación de AyM Seguros y/o el logro de la estrategia corporativa.

5. Prestar el servicio de salud y realizar auditoría de calidad y cuentas médicas, integrando la información clínica disponible en distintos prestadores. (Esta finalidad aplica solo para el uso de soluciones de salud y vida contratadas con AyM Seguros.)

6. Realizar investigaciones científicas, comprometiéndose a divulgar los resultados de forma anónima.

7. Tratar los datos para la atención de cualquier reclamación que se efectúe sobre el producto contratado o para una atención proactiva del mismo, así como para realizar el cobro de primas o aportes adeudados.

8. Compartir información con prestadores o proveedores autorizados por AyM Seguros para la coordinación de un servicio o solicitud, con las limitaciones y reglas de la presente política.

9. Facilitar el conocimiento integral y elaboración de propuestas de valor a partir del uso de bases de datos que contengan tanto datos privados como sensibles.

10. Realizar evaluaciones sobre la calidad de los productos y servicios ofrecidos por AyM Seguros.

11. Ejercer la defensa de AyM Seguros en procesos judiciales que se adelanten en su contra.

1. Tratar los datos de colaboradores, empleados o aspirantes con el fin de gestionar su vinculación con AyM Seguros, el desempeño de sus funciones o la prestación de sus servicios, así como para su retiro o terminación. Este tratamiento incluye, entre otros: procesos de selección y actividades relacionadas, planes de desarrollo, reconocimiento y pago de beneficios legales y extralegales, comunicaciones internas y externas, procesamiento de información en diferentes aplicativos tecnológicos instalados en servidores de la compañía o en la nube, y compensación.

2. Realizar los pagos y afiliaciones al Sistema General de Seguridad Social Integral de los colaboradores.

3. Tratar datos de salud por parte del área de Seguridad y Salud en el Trabajo de AyM Seguros, para prevenir enfermedades o accidentes de origen laboral, y monitorear las actividades propias del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

4. Tratar los datos para la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de AyM Seguros, pudiendo realizarse a través de la captura de imágenes en sistemas de videovigilancia y utilizar dicha información en diferentes procesos y procedimientos laborales y administrativos, tales como investigaciones para fraudes, prevención de los mismos y/o procesos disciplinarios y sancionatorios.

1. Entregar o recibir información con entidades como FASECOLDA, INVERFAS, ACEMI u otras, con la finalidad de adelantar actividades y proyectos del sector asegurador y de salud.

2. Ser contactado para la entrega de ofertas comerciales e información publicitaria.

3. Estudiar el comportamiento digital (redes sociales, páginas web, aplicaciones), para realizar una asesoría integral de productos y servicios, y elaborar un perfilamiento de los intereses y hábitos de consumo.

4. Obtener datos sobre la conducción y movilidad para el desarrollo y contratación de productos y servicios, gestión de riesgos, atención de reclamaciones y gestión comercial.5. Ser contactado para la entrega de información académica, de actualidad normativa, para la prestación de servicios de gestión de la regulación, y para la invitación a eventos y programas académicos patrocinados por AyM seguros o sus aliados estratégicos. 

Derechos de los titulares: de acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a autorizar el tratamiento de sus datos personales, revocar la autorización, conocer los datos que son tratados, actualizarlos, rectificarlos cuando se considere que existe deficiencia en su calidad, y finalmente solicitar la supresión de datos siempre y cuando no exista una obligación legal o contractual de continuar con el tratamiento (artículo 2.2.2.25.2.8 Decreto 1074 de 2015), por ejemplo en el caso de las finalidades que son inherentes al objeto contratado y sin las cuales no es posible su ejecución o las inherentes al funcionamiento de AyM Seguros.

Ejercicio de los derechos sobre los datos personales: los titulares de la información podrán ejercer sus derechos en cualquier tiempo, para lo cual podrán comunicarse con la línea de atención al cliente Medellín 604 322 78 44 o al 300 550 74 56, enviar un correo electrónico a [email protected] o establecer contacto con AyM seguros a través de los distintos medios que estas tienen dispuestos para tal fin, tales como sitio web, redes sociales y oficinas de atención al cliente. 

Principios generales que se acogen para garantizar la protección de los datos personales de los clientes de AyM seguros: dentro del compromiso legal y corporativo de AyM seguros para garantizar la confidencialidad de la información personal de sus clientes, se establecen como principios generales para el tratamiento de la información, en desarrollo de los ya presentes en la Ley 1581 del 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015, y demás normas aplicables, los siguientes:

• Principio de legalidad: no habrá tratamiento de información personal de los clientes sin observar las reglas establecidas en la normatividad vigente.

• Principio de finalidad: la incorporación de datos a las bases físicas o digitales de AyM seguros deberá obedecer a una finalidad legítima, la cual será oportunamente informada al titular en la cláusula de autorización para el tratamiento y en la política de privacidad.

• Principio de libertad: AyM seguros realizarán tratamiento de datos personales de sus clientes cuando cuenten con la autorización de estos o cuando por norma exista una facultad para hacerlo, en los términos del art. 3° literal a) y 6° literal a) de la Ley 1581 del 2012, así como la sección II del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.

• Principio de veracidad y calidad: AyM seguros propenderán porque la información de sus clientes sea veraz y se encuentre actualizada, para lo cual dispondrá de medios eficientes para la actualización y rectificación de los datos personales.

• Principio de transparencia: dentro de los mecanismos que se establezcan para el ejercicio de los derechos de los titulares de la información personal, se garantizará al titular y a sus causahabientes, así como a los terceros autorizados por este, el acceso a la información sobre datos personales que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida: AyM seguros se comprometen a garantizar que únicamente personas autorizadas podrán acceder a la información personal. Asimismo, su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas por el usuario o por la normatividad. AyM seguros dispondrán de medios contractuales para garantizar la confidencialidad y circulación restringida de la información.

• Principio de seguridad: AyM seguros adelantarán todas las medidas técnicas, administrativas y humanas para garantizar que la información personal de los titulares, almacenada en bases de datos físicas o digitales, no circule o personas no autorizadas accedan a ella.

• Principio de confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. 

  Entrega de información personal a proveedores de servicios: es posible que para cumplir con la relación contractual que AyM seguros sostengan con el titular de la información, esta sea entregada o compartida con proveedores para las finalidades autorizadas por el titular o las previstas en la ley, tales como ajustadores de siniestros, investigadores, instituciones, profesionales de la salud, call centers, distribuidores y profesionales en prevención, intermediarios de seguros y personas naturales o jurídicas que presten servicios profesionales para efectuar estadísticas, cálculos actuariales, desarrollo de software y cualquier otra actividad para llevar a cabo el objeto social de AyM seguros y prestar correctamente la atención. Siempre que su información sea entregada o compartida con proveedores, AyM seguros se asegurarán de establecer unas condiciones que vinculen al proveedor a las políticas de privacidad y seguridad de la información de estas de tal forma que la información personal de los titulares se encuentre protegida. Asimismo, se establecerán acuerdos de confidencialidad para el manejo de la información y obligaciones responsable-encargado cuando el tipo de entrega lo amerite. 

  Vigencia del tratamiento de los datos: información suministrada por los titulares permanecerá almacenada por el tiempo que sea determinado por el titular o que sea indicado por ley para el cumplimiento de los fines para los cuales fue incorporada. 

  Modificaciones a la política de privacidad y tratamiento de datos personales: AyM seguros se reservan el derecho de modificar las normas de confidencialidad y protección de datos con el fin de adaptarlas a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico y, en general, cuando sea necesario para prestar un mejor servicio. 

  Aceptación de esta política de privacidad: el titular de la información acepta el tratamiento de sus datos personales, conforme con los términos de esta política de privacidad, cuando proporciona los datos a través de nuestros canales o puntos de atención y cuando compra, adquiere, se afilia o usa cualquiera de nuestros productos o servicios.

La aprobación de la presente política está a cargo de la Junta Directiva, o el máximo órgano social, según corresponda, de AyM seguros y cualquier modificación deberá ser aprobada por estos mismos órganos.

El oficial de datos de AyM seguros o quien haga sus veces será la instancia responsable del gobierno y la aplicación de esta política

Las instancias de decisión en materia de protección de datos personales estarán bajo las definiciones del oficial de datos de AyM seguros o quien haga sus veces, el reglamento de trabajo y la normatividad vigente aplicable.

La presente política será vinculante y deberá ser publicada a todos los grupos de interés, dentro de los sitios definidos por AyM seguros.

El oficial de datos de AyM seguros o quien haga sus veces será el responsable de la administración de esta política y en esa medida gestionará con las áreas involucradas su divulgación, cumplimiento y actualización.